Tomando decisiones, forjando metas y alcanzando objetivos.

Tanto en materia comercial, como en temas personales, nuestra vida se desarrolla en una secuencia de permanentes decisiones.

La toma de decisiones equivocadas:

Provoca frustración.
Hace perder tiempo.
Rebaja la moral.
Debilita la disposición a esforzarse.
Da por resultado un mal desempeño.

Si deseamos tomar decisiones correctas es necesario minimizar el riesgo y observar una forma metódica que se basa en las siguientes pautas:

1 - Fijar Objetivos.

Identificar los objetivos es el paso más importante de todos. Una vez que pudo centrarse en su meta, decidir sobre cómo alcanzarla será mucho más fácil.

Hay dos tipos de objetivos de los que tiene que ser consciente:

Generales o mediatos, es decir, lo que se quiere lograr en el largo plazo.

Específicos o inmediatos, es decir, lo que se quiere lograr tomando una decisión particular.

Los objetivos crean un desafío y le dan a la actividad de la gente una orientación común.

Saber cuáles son los objetivos da libertad y claridad para tomar decisiones dentro de las responsabilidades que se tienen asignadas. Entonces se puede:

Ver los problemas en perspectiva.

Avanzar en la dirección correcta.

Impedir desvíos por iniciativas irrelevantes e improductivas.

2 - Reunir Información.

El segundo paso del procedimiento de toma de decisiones es reunir la información que sirva para lograr los objetivos que se buscan alcanzar. Para que la información sirva tiene que ser:

Relevante (Si dado que es irrelevante hace perder tiempo y oscurece datos vitales).

Suficientemente detallada.

Precisa.

Completa.

Oportuna.

Recuerde que siempre debe haber un equilibrio entre lo disponible y lo deseable.

Las preguntas "por qué", "quién", "qué", "cuándo", "dónde" y "cómo" representan una lista de control de las áreas que puede tener que investigar antes de tomar una decisión.

Hay dos tipos de información que puede necesitar, según la decisión que tenga que tomar:

Información externa: es la que fluye desde el mundo exterior. Esta categoría incluye: Datos acerca de lo que se piensa hacer. Información que le da indicios acerca del futuro ambiente social, incluyendo datos acerca de la situación política, la economía y las tendencias sociales.

Información interna: es la que se tiene e incluye: datos y cifras acerca de los planes y objetivos, acerca del desempeño y en relación con esos planes.

Hay tres fuentes principales de información para la toma de decisiones:

Recursos humanos. La gente es probablemente su mejor fuente de información y la de más fácil acceso.

Materiales escritos. Puede haber informes o libros que deba estudiar, artículos de publicaciones regulares, estadísticas, cartas o publicaciones.

Fuentes informáticas. Esto incluye bases de datos, CD ROM e Internet.

No se puede tomar una acertada decisión antes de conocer todos los hechos acerca de la cuestión. Una vez que tenga claro los objetivos, obtenga información de alta calidad y de fuentes apropiadas.

3 - Identificar Opciones Alternativas.

Cuando se tiene que tomar una decisión, siempre es tentador elegir la opción más obvia. Pero muchas veces una de las respuestas menos evidentes es la que ayuda a alcanzar los objetivos deseados. Para poder tomar decisiones de modo efectivo hay que aprender a buscar bajo la superficie y descubrir ideas innovadoras. Cuando haya pensado en todas las opciones posibles, entonces sí, reduzca las alternativas sobre la base de los criterios de decisión.

A modo de sugerencia le decimos que:

Nunca piense que agotó todas las posibilidades.

Evalúe los factores condicionantes. ¿Son reales todos los condicionamientos?

Deje a su mente en libertad. Use la imaginación para pensar más opciones.

Asegúrese de no estar partiendo de supuestos innecesarios.

Encontrar nuevas ideas puede no ser tan difícil como parece, simplemente tiene que usar la imaginación. Pensar creativamente es una clave para generar opciones o soluciones nuevas y diferentes para los problemas. Pensar creativamente es la capacidad de ver problemas o situaciones de modo distinto, de verlos en una perspectiva diferente, desde otro ángulo, de costado, de atrás para adelante, incluso patas para arriba.

Ser innovador no es algo limitado a la gente capaz, entrenada, o "inteligente". Con el aliento y la oportunidad adecuada, la mayoría de la gente puede producir ideas originales. Sin embargo, si esto no le resulta fácil, como le sucede a la mayoría de las personas, puede recurrir a una serie de técnicas. Parece una contradicción pero se pueden usar herramientas sistemáticas y técnicas formales para generar ideas. O también puede recurrir a otra gente. No importa cuanto tiempo dedique una persona a pensar en un problema, tarde o temprano se acaban las ideas. Si hay otras mentes disponibles ¿por qué no recurrir a ellas?

Presentemos una breve descripción de dos técnicas valiosas que suelen usarse para la toma de decisiones o la resolución de problemas en forma creativa.

a) Tormenta de Ideas: la esencia de la tormenta de ideas es permitir a su imaginación actuar libremente. La idea es romper el molde del pensamiento dentro de límites estrechos. Puede aplicar este concepto aun sin ayuda de otra gente.

Las reglas del Tormenta de ideas son:

El líder o facilitador fija el tono de la reunión y explica el problema o la decisión a tomar.

Se alienta a los participantes a sugerir ideas relativas al problema o la situación con total libertad de pensamiento.

El "escribiente" anota exactamente lo que dice la gente. Preferentemente en una pizarra.

No se permite interrumpir ni hacer discusiones, dado que esto interrumpe el libre flujo de ideas y asociaciones.

Cuando se completa la tormenta de ideas, se ordenan y evalúan todas las sugerencias. En este punto el grupo hace una lista reducida con las ideas que sean más adecuadas y que tengan mayor posibilidad de concretarse.

b) Escribir ideas: esta técnica es similar a la tormenta de ideas, siendo la diferencia que los participantes anotan sus ideas en un papel en vez de llevar un registro en una lista común. Esto es preferido por la gente a la que le gusta desarrollar sus propias ideas y se distrae trabajando en grupo. Como estimulo, se prepara una lista. Cuando los participantes se quedan sin ideas, pueden intercambiar su propia lista con la que estaba preparada.

Algunos grupos anotan cada rubro en una tarjeta. La ventaja de este sistema es que las tarjetas se pueden colocar en un pizarrón y agrupar fácilmente. Una vez que generaron y agruparon las ideas, el grupo avanza a la discusión y las desarrolla del mismo modo que se describió en la técnica de la tormenta de ideas.

4 - Evaluar Opciones.

Una vez que ha generado varias opciones, el siguiente paso es evaluar las más adecuadas. Para las decisiones de rutina o urgentes, puede tener que hacer esta evaluación rápida y de modo informal, guiándose por su experiencia y sentido común. En cambio, para las decisiones más problemáticas que tendrán efecto significativo sobre su vida, le resultará útil abordar el proceso de evaluación de modo más sistemático. Podría intentar usar algunos de los siguientes criterios de evaluación:

Factibilidad: puede evaluar la factibilidad de una opción tomada en consideración:

Las capacidades requeridas para implementarla. ¿Tiene los conocimientos requeridos para manejar las consecuencias de una decisión en particular? ¿Tendría que desarrollar nuevas capacidades? ¿O tendría que contratar a gente que tenga las capacidades requeridas?

Los costos. Esto es a menudo el criterio de factibilidad más importante. Es necesario saber si se puede costear una opción particular antes de aceptar o rechazarla. Hay que tener en cuenta varios costos: Costos monetarios y no monetarios, aquí se consideran todo tipo de factores. Costos de oportunidad, los costos de adoptar una opción y no otra.

Aceptación: la aceptación es una opción que se da en la medida en que ésta responde a los objetivos originales de la decisión.

Riesgo: una de las maneras más directas de analizar los riesgos es simplemente evaluar el peor resultado posible de la opción. Esto suele llamarse evaluar el riesgo de "peor variante" de una opción. Si está dispuesto a aceptar las consecuencias de ese riesgo, puede seguir adelante con esa opción. Sí, por el contrario, decide que los resultados de "peor variante" serían demasiado graves como para soportarlos, lo mejor sería rechazar la opción.

5 - Elegir la mejor opción.

Uno de los pasos finales es elegir la mejor opción de la gama de soluciones o decisiones posibles que ha generado y evaluado. Las siguientes metodologías pueden ayudarlo con esta difícil tarea.

Evaluar los pro y los contra. Involucra enumerar las ventajas y desventajas de los distintos cursos de acción y luego elegir el que tiene las mayores ventajas.

Consensuar. Para alcanzar un consenso hay que producir una discusión hasta llegar a una decisión acordada. Este abordaje no funciona a menos que todos los participantes puedan decir lo que piensan; expresen honestamente lo que sienten y opinen; salgan de la reunión sintiendo que ha emergido una decisión como resultado de una discusión adecuada.

Votar. Este método se usa generalmente cuando es difícil llegar a un consenso. Sólo debe usarse si todos los presentes están dispuestos a cumplir con lo que se vote.

Negociar. Negociar es una manera de llegar a un acuerdo. Se puede usar cuando las partes que tienen puntos de vista opuestos han llegado a una decisión aceptable para ambos. Si adopta este método, debe apuntar a asegurarse que la parte que pierda en un área, se compense con ganancias en otra. El objetivo de la negociación es asegurarse de que ambas partes se sientan ganadoras.

Puede usar las siguientes preguntas como una lista de puntos a controlar al negociar:

¿Qué quiero lograr?

¿En qué estoy dispuesto a ceder?

¿Qué quiere lograr la otra parte?

¿Cómo puedo asegurarme que la otra parte logre algunas de las cosas que quiere?

Por último, antes de dar el paso final de hacer pública su decisión, verificar que:

Está conforme y confía en esta decisión.

Será aceptable para sus líderes.

Será aceptable para sus colegas y los miembros de su grupo.

No establece precedentes peligrosos para futuras decisiones.

Ha tomado en cuenta todas las opciones.

Ha pensado a fondo en todas las consecuencias de su decisión.

6 - Implementar y monitorear la decisión.

Tomar una decisión no es el fin del proceso. Hay que actuar y luego verificar si las cosas funcionan como se las pensó. Hay varios motivos por los que es importante monitorear los efectos de una decisión una vez que se ha implementado:

Monitorear una decisión hará que su acción sea lo más efectiva posible. Les demostrará a los demás que usted tomó seriamente la decisión y está decidido a hacer que funcione.

Las decisiones muchas veces tienen consecuencias no previstas. No se puede saber siempre cómo va a resultar una acción particular o si su elección final se demostrará correcta.

El monitoreo le permite aprender de sus errores así como de sus éxitos. La capacidad para la toma de decisiones se desarrolla con la experiencia, y el monitoreo lo ayuda a mejorar tales capacidades.

Nuestra vida transcurre en una secuencia de toma de decisiones diarias, ya sea con nosotros mismos, o bien para con nuestro entorno familiar o terceros.

También sabemos que, la mayoría de las veces, tomamos decisiones como podemos, y no como queremos.

Se trata de prevenir consecuencias, no aduciendo desconocimiento.

La oración y la dirección de Dios

No olvide bañar sus pensamientos, actitudes, acciones, metas y logros con oración delante de Dios quien se compromete a enderezar nuestros caminos a pesar de nuestros errores o fracasos.

Finalmente nuestros exitos solo pueden serlo si en verdad hemos hecho su voluntad.